ลูกค้าถามว่าคอร์ทว่างไหม แต่สิ่งที่กลุ่มต้องการจริงอาจเป็นคอร์ท 3 และ 4 ตั้งแต่ 19:00 ถึง 21:00 น. คำตอบจึงต้องครอบคลุมทั้งพื้นที่และช่วงเวลา คู่มือนี้ชวนเจ้าของสนามจัดขั้นตอนตั้งแต่ตั้งชื่อคอร์ทจนตรวจสลิป เพื่อให้ลูกค้าและพนักงานเข้าใจรายการเดียวกัน
1. เริ่มจากชื่อและลำดับคอร์ทที่ตรงกับสถานที่จริง
ตั้งชื่อคอร์ทให้ตรงกับป้ายที่ลูกค้าเห็นเมื่อเดินเข้าสนาม แล้วเรียงคอลัมน์ตามตำแหน่งจริง หากคอร์ทหมายเลข 3 และ 4 ไม่ได้อยู่ติดกัน ทีมควรอธิบายไว้ก่อนเปิดให้กลุ่มเลือก แทนการเปลี่ยนหมายเลขเฉพาะในระบบจนคนหน้างานสับสน
ตารางแบบเวลาเป็นแถวและคอร์ทเป็นคอลัมน์ช่วยให้ผู้จองเทียบหลายคอร์ทในเวลาเดียวกันได้ แต่เจ้าของยังต้องตรวจความพร้อมของแต่ละคอร์ท ไม่ควรเปิดคอร์ทที่ใช้ไม่ได้จริงเพียงเพื่อให้ตารางดูว่าง
- ตรวจชื่อคอร์ทจากหน้าจองเทียบกับป้ายจริง
- เรียงคอร์ทที่อยู่ติดกันให้ผู้จองเห็นความสัมพันธ์
- แจ้งทีมรับจองเมื่อมีคอร์ทที่ต้องงดใช้
2. ตรวจตลอดช่วงเวลา ไม่ใช่แค่ชั่วโมงเริ่มต้น
สมมติกลุ่มต้องการสองคอร์ทตั้งแต่ 19:00 ถึง 21:00 น. ผู้รับจองต้องตรวจสี่ช่อง คือคอร์ท 3 เวลา 19:00 และ 20:00 กับคอร์ท 4 เวลา 19:00 และ 20:00 การเห็นคอร์ทว่างตอน 19:00 เพียงแถวเดียวไม่ได้แปลว่าเล่นต่อเนื่องได้ครบ
หากช่วงที่ต้องการไม่ครบ ให้เสนอทางเลือกเป็นรายการที่ชัดเจน เช่น เริ่มช้าลงหนึ่งชั่วโมง หรือใช้คอร์ทอีกคู่ที่ว่างต่อเนื่อง อย่ารับปากว่าจะขยับลูกค้าเดิมโดยยังไม่ได้คุยและตรวจตาราง
- ย้ำวัน เวลาเริ่ม เวลาจบ และชื่อคอร์ทในสรุปรายการ
- ให้ผู้จองหลักตรวจจำนวนคอร์ทและจำนวนชั่วโมง
- ตรวจราคาทุกช่องก่อนแจ้งยอดรวม
3. ให้จองผ่านโทรศัพท์และหน้าสนามอยู่ในตารางเดียวกัน
เมื่อรับจองทางโทรศัพท์หรือ LINE ส่วนตัว ให้ผู้ดูแลลงรายการแทนลูกค้าในตารางทันที แล้วส่งสรุปจากรายการที่ลงแล้ว หากรับปากก่อนและตั้งใจกลับมาจดหลังจบกะ ช่วงเวลานั้นอาจยังถูกขายทางออนไลน์ได้
ก่อนเปลี่ยนกะ ให้ตรวจว่ารายการที่คุยไว้ทั้งหมดมีวัน เวลา และผู้จองตรงกับตาราง แชทใช้สื่อสารกับลูกค้าได้ แต่ตารางควรเป็นจุดที่ทีมใช้ตัดสินว่าเวลาใดยังขายได้
- เลือกผู้รับผิดชอบลงรายการในแต่ละกะ
- ใช้ชื่อและเบอร์ของผู้จองหลักที่ติดต่อได้
- เมื่อยกเลิก ให้ปรับรายการในตารางพร้อมแจ้งคนที่เกี่ยวข้อง
4. ตรวจราคาและสลิปตามรายการจอง
หากราคาช่วงกลางวันกับช่วงเย็นต่างกัน ให้ลองรายการที่คร่อมเวลาราคาเปลี่ยนก่อนเปิดใช้งาน เช่น 17:00 ถึง 19:00 น. ยอดที่แจ้งต้องรวมตามราคาของแต่ละช่อง ไม่ใช่ใช้ราคาแรกคูณทุกชั่วโมงโดยไม่ได้ตรวจ
ในคัดดี คอร์ท ลูกค้าจ่ายเข้าบัญชี PromptPay ของสนามและแนบสลิปกับรายการ เจ้าของยังต้องตรวจยอดรับจริง ชื่อบัญชีปลายทาง และรายการที่เกี่ยวข้องก่อนอนุมัติ สถานะรอตรวจสลิปจึงควรเป็นงานค้างที่มีผู้รับผิดชอบ
- ตรวจยอดรวมกับจำนวนช่องที่เลือก
- ตรวจการรับเงินก่อนเปลี่ยนเป็นชำระแล้ว
- หากสลิปไม่ชัดหรือไม่ตรง ให้ติดต่อผู้จองหลักก่อนอนุมัติ
5. ใช้รายการตรวจสั้น ๆ ก่อนส่งต่อกะ
ก่อนเริ่มช่วงที่ลูกค้าเข้าพร้อมกัน ให้พนักงานเปิดรายการของวันนั้นและแยกสามกลุ่ม คือชำระแล้ว รอตรวจ และรายการที่ต้องติดต่อเพิ่มเติม การรู้ว่างานค้างอยู่ตรงไหนช่วยให้ผู้รับกะถัดไปทำต่อได้โดยไม่ต้องอ่านแชทย้อนทั้งหมด
หลังจบวัน เลือกปัญหาหนึ่งเรื่องมาปรับขั้นตอน เช่น ชื่อคอร์ทไม่ตรงป้าย หรือคนในกลุ่มโอนเงินแต่ไม่ได้แจ้งผู้จองหลัก แก้คำอธิบายและวิธีส่งต่อให้ชัดก่อนเพิ่มเครื่องมือใหม่
- รายการหลายคอร์ทมีช่วงเวลาครบและต่อเนื่อง
- รายการที่รับแทนลูกค้าลงตารางแล้ว
- สลิปค้างมีผู้ตรวจและข้อมูลติดต่อ
- คนกะถัดไปรู้ว่าต้องติดตามรายการใด