สมาชิกในกลุ่มพาเดลอาจช่วยกันเลือกเวลา โอนเงิน หรือถามรายละเอียดจากคนละช่องทาง แต่พนักงานควรเห็นรายการหลักเพียงชุดเดียวที่เชื่อถือได้ คู่มือนี้ช่วยจัดข้อมูลของกลุ่มให้ครบ และแยกงานรับจองออกจากบริการเสริมที่อาจต้องใช้ขั้นตอนอื่น
1. เลือกผู้จองหลักหนึ่งคนต่อรายการ
ให้กลุ่มระบุชื่อและเบอร์ของคนที่รับผิดชอบการจอง แม้คนโอนเงินจะเป็นสมาชิกอีกคน ผู้ดูแลควรใช้ผู้จองหลักเป็นจุดติดต่อเรื่องเวลา คอร์ท และการเปลี่ยนแปลง เพื่อไม่ให้รับคำสั่งขัดกันจากสมาชิกหลายคน
หากมีคนในกลุ่มขอเปลี่ยนเวลา ให้กลับไปยืนยันกับผู้จองหลักก่อนปรับรายการ อย่าเปลี่ยนเพราะจำได้ว่าอยู่กลุ่มเดียวกัน สรุปให้เห็นทั้งเวลาเดิมและเวลาที่ขอเปลี่ยน แล้วตรวจความว่างใหม่ทุกครั้ง
- ชื่อผู้จองและเบอร์ติดต่อครบ
- กลุ่มรู้ว่าใครรับผิดชอบการเปลี่ยนรายการ
- ใช้เลขอ้างอิงเดียวกันเมื่อถามเรื่องชำระหรือเวลา
2. ตรวจว่าระยะเวลาที่ขายเลือกได้จริง
ให้ป้ายราคา ข้อความใน LINE และหน้าจองใช้รูปแบบเวลาเดียวกัน หากสนามขายรอบ 90 นาที แต่ระบบมีช่องรายชั่วโมง ผู้จองอาจเลือกไม่ตรงกับบริการที่สนามรับปากได้ ต้องแก้ความไม่ตรงนี้ก่อนเปิดรับเงิน
ลองรายการหนึ่งรอบและสองรอบต่อเนื่องจากมือถือ แล้วตรวจเวลาเริ่ม เวลาจบ และยอดรวมที่แสดง คัดดี คอร์ทปัจจุบันใช้ตารางรายชั่วโมง สนามที่ต้องการช่วงเวลาอื่นควรตรวจความเหมาะสมกับทีมก่อนเริ่มใช้งาน
- กำหนดเวลาเริ่มและจบของแต่ละรูปแบบบริการ
- ตรวจจำนวนช่องที่ต้องใช้จริงในรายการต่อเนื่อง
- ไม่ตกลงรอบพิเศษที่ระบบแสดงหรือจัดการไม่ได้
3. แยกค่าคอร์ทจากบริการเสริม
ก่อนยืนยัน ให้บอกว่าราคาเป็นค่าใช้คอร์ท และรวมสิ่งใดบ้าง หากมีค่าเช่าอุปกรณ์หรือบริการสอน ให้แยกรายละเอียดและผู้รับผิดชอบ ไม่ควรเพิ่มยอดจากข้อความปากเปล่าที่พนักงานกะถัดไปมองไม่เห็น
ถามลูกค้าว่าจะใช้อุปกรณ์ของตัวเองหรือมีบริการที่ต้องเตรียมเพิ่ม แล้วทำงานนั้นตามวิธีของสนาม การแนบข้อความไว้กับรายการไม่ได้แปลว่าระบบมีคลังอุปกรณ์หรือจัดตารางผู้สอน ควรแยกความคาดหวังให้ตรงตั้งแต่ต้น
- บอกสิ่งที่รวมและไม่รวมก่อนรับเงิน
- ระบุงานเตรียมอุปกรณ์กับผู้รับผิดชอบ
- รายละเอียดเสริมมีสรุปที่ทีมตรวจได้
4. ตรวจยอดชำระจากรายการ ไม่ใช่จากคนในกลุ่ม
หากคนโอนเป็นอีกคนในกลุ่ม ให้ผู้จองแนบหลักฐานกับรายการที่ถูกต้อง และให้ผู้ดูแลเทียบยอดรับจริงกับยอดรวม การเห็นชื่อคุ้นเคยในสลิปหรือได้รับข้อความว่าโอนแล้ว ยังไม่พอที่จะเปลี่ยนสถานะเป็นชำระแล้ว
การหารค่าเล่นเป็นข้อตกลงภายในกลุ่ม สนามควรยืนยันยอดของการจองทั้งรายการตามรูปแบบชำระที่รองรับ หากต้องการแยกจ่ายหรือมัดจำ ต้องตรวจว่ามีขั้นตอนบันทึกและติดตามครบก่อนรับ ไม่ควรถือว่าระบบจองทำบัญชีแบ่งยอดให้อัตโนมัติ
- สลิปและเลขอ้างอิงตรงกับรายการ
- ยอดที่รับจริงครบตามเงื่อนไขที่แจ้ง
- รายการที่ยังตรวจไม่เสร็จคงสถานะรอตรวจ
5. ส่งข้อความก่อนเช็กอินให้สั้นและครบ
ข้อความก่อนมาถึงควรมีวัน เวลา คอร์ท จุดติดต่อ และสิ่งที่ต้องนำมา ให้ผู้จองหลักนำข้อความนี้ไปแชร์ในกลุ่ม แทนการที่พนักงานตอบคำถามชุดเดียวกันกับสมาชิกแต่ละคน
ก่อนเริ่มกะ ให้ทีมเปิดตารางและตรวจกลุ่มแรกที่กำลังจะมาถึง หากมีรายการเปลี่ยนเวลาหรือบริการเสริม ให้ส่งต่อคนรับกะด้วยข้อมูลรายการเดียวกัน หลังจบวัน ค่อยทบทวนว่าลูกค้าถามซ้ำเรื่องใดและปรับข้อความครั้งถัดไป
- เวลาและคอร์ทตรงกับรายการล่าสุด
- ผู้รับกะรู้ว่างานเตรียมใดค้างอยู่
- ผู้จองหลักได้รับข้อมูลเช็กอินครบ
- การเปลี่ยนรายการไม่เหลือข้อมูลเก่าที่ทำให้ทีมสับสน